Verwerkersovereenkomst

Artikel 1. Partijen en begrippen

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van Chefstr en gebruikt dezelfde begrippen. Partijen zijn:

De Klant: de onderneming die het Account aanmaakte en als werkgever persoonsgegevens van haar medewerkers in Chefstr invoert. De Klant is verwerkingsverantwoordelijke.
Chefstr: ASD Solutions, handelend onder de naam Chefstr, Wilhelminastraat 32, 1054 WJ Amsterdam, KvK 82907730. Chefstr is verwerker.

Begrippen als persoonsgegevens, verwerken, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) eraan geeft.

Deze overeenkomst gaat niet over de gegevens van de Klant zelf: de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de factuurgegevens van de Beheerder en de onderneming. Daarvoor is Chefstr verwerkingsverantwoordelijke en geldt het privacybeleid.

Artikel 2. Onderwerp en duur

Chefstr verwerkt persoonsgegevens namens de Klant voor zover dat nodig is om de Dienst te leveren. Deze overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant deze bij de registratie accepteert en duurt zolang het Account van de Klant bestaat. Na het einde geldt artikel 12.

Artikel 3. Aard en doel van de verwerking

Chefstr is software voor personeelsbeheer in de horeca. De verwerking bestaat uit het opslaan, tonen, berekenen, versturen en verwijderen van gegevens om, in opdracht van de Klant:

roosters te maken en te publiceren, inclusief open diensten en ruilingen;
gewerkte uren te registreren via de app en de kiosk, en goed te keuren;
loonkosten, toeslagen, fooien en uitbetalingen te berekenen;
beschikbaarheid, verlof en ziekmeldingen bij te houden;
medewerkers berichten en pushmeldingen te sturen over hun rooster en uren;
rapporten te maken en per e-mail te versturen aan ontvangers die de Klant opgeeft.

Chefstr gebruikt de gegevens voor niets anders. Geen profilering, geen verkoop, geen advertenties. Voor het verbeteren van de Dienst gebruikt Chefstr alleen geaggregeerde, geanonimiseerde gegevens.

Artikel 4. Betrokkenen en categorieën persoonsgegevens

Betrokkenen zijn:

medewerkers van de Klant, inclusief Managers en Beheerders die zelf diensten draaien;
proefdraaiers: kandidaten die de Klant op proef inroostert;
personen aan wie de Klant rapporten laat sturen (bijvoorbeeld een boekhouder), van wie alleen naam en e-mailadres worden bewaard.

Chefstr verwerkt van hen de volgende categorieën gegevens, zoals de Klant ze invoert:

Identiteit en account: voornaam, achternaam, e-mailadres, een versleuteld (gehasht) wachtwoord, de rol in Chefstr en of het account actief is.
Dienstverband: geboortedatum, datum in dienst, contractsoort, contracturen en dagen per week, functie en team, of iemand meewerkt in het rooster, of iemand proefdraait, en de archiefstatus.
Loon en uitbetaling: uurloon met ingangsdatum, toeslagen per dienst, berekende en toegekende fooien en uitbetalingen.
Rooster en uren: ingeplande diensten, open diensten en ruilingen, in- en uitkloktijden, gewerkte en goedgekeurde uren en de omschrijvingen daarbij.
Beschikbaarheid en verlof: beschikbaarheid per dag of weekdag met tijden en een eventuele notitie, verlofaanvragen met datums, uren, status en een eventuele notitie.
Ziekmelding: alleen de afwezigheid: de datum van de ziekmelding, de datum van herstel en een eventuele notitie van de Klant. Chefstr vraagt niet om diagnoses of andere medische gegevens en de Klant voert die niet in.
Kiosk-pincode: de viercijferige code waarmee een medewerker op de kiosk in- en uitklokt, versleuteld opgeslagen.
Berichten: de titel en de tekst van berichten en pushmeldingen aan een medewerker en of die zijn gelezen.
Apparaat- en gebruiksgegevens: het pushtoken en het platform (iOS of Android) van de telefoon van een medewerker, de naam en de koppelstatus van een kiosk-tablet, IP-adressen, browser- en appversie en inlogmomenten in de beveiligingslogboeken.

Chefstr verwerkt geen burgerservicenummers, geen kopieën van identiteitsbewijzen en geen bankrekeningnummers van medewerkers. De Klant voert geen gegevens in die de Dienst niet vraagt, en in vrije tekstvelden (notities, omschrijvingen) geen bijzondere persoonsgegevens.

Artikel 5. Verplichtingen van Chefstr

Chefstr:

verwerkt de persoonsgegevens alleen in opdracht van de Klant. De instructies van de Klant zijn de Dienst zelf, zoals de Klant die gebruikt, en deze overeenkomst. Verplicht de wet Chefstr tot een andere verwerking, dan informeert Chefstr de Klant vooraf, tenzij de wet dat verbiedt;
laat de gegevens alleen verwerken door personen die tot geheimhouding verplicht zijn en die ze voor hun werk nodig hebben;
neemt de beveiligingsmaatregelen van artikel 6;
schakelt subverwerkers alleen in volgens artikel 7;
helpt de Klant bij verzoeken van betrokkenen (artikel 9) en bij datalekken (artikel 10);
helpt de Klant, voor zover redelijk en nodig, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens;
verwijdert of retourneert de gegevens na afloop volgens artikel 12;
stelt de Klant alle informatie ter beschikking die nodig is om te laten zien dat deze overeenkomst wordt nageleefd (artikel 11) en meldt het de Klant als een instructie volgens Chefstr in strijd is met de AVG.

Artikel 6. Beveiliging

Chefstr neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Op dit moment zijn dat onder meer:

versleutelde verbindingen (TLS) tussen browser, app, kiosk en de servers;
wachtwoorden worden alleen gehasht opgeslagen; kiosk-pincodes en het IBAN van de Klant voor de incasso worden versleuteld opgeslagen;
toegang per rol: een medewerker ziet het rooster van zijn teams en de teams die de Klant voor medewerkers openstelt, en alleen zijn eigen uren en loon; een Manager en een Beheerder alleen de Werkruimte van de Klant; de rechten per rol zijn in de software vastgelegd en worden bij elk verzoek gecontroleerd;
beveiligd inloggen met tijdelijk geldige sessies, limieten op inlogpogingen en een logboek van beveiligingsgebeurtenissen;
een strikte scheiding tussen de gegevens van verschillende klanten in de database (elke Werkruimte heeft een eigen schema);
dagelijkse back-ups die 14 dagen worden bewaard, zodat gegevens na een storing hersteld kunnen worden;
toegang tot de productieomgeving alleen voor medewerkers van Chefstr die dat voor hun werk nodig hebben.

Chefstr mag deze maatregelen aanpassen aan de stand van de techniek, zolang het beschermingsniveau niet daalt. De Klant zorgt zelf voor een veilig gebruik: sterke wachtwoorden, het intrekken van toegang van vertrokken medewerkers en het beheer van kiosk-tablets.

Artikel 7. Subverwerkers

De Klant geeft Chefstr algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Met elke subverwerker sluit Chefstr een overeenkomst die ten minste dezelfde verplichtingen oplegt als deze, en Chefstr blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor wat haar subverwerkers doen. Op dit moment schakelt Chefstr de volgende subverwerkers in:

Hetzner Online GmbH: hosting van de servers en databases van Chefstr en de opslag van de back-ups, in datacenters binnen de Europese Unie.
Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES): het versturen van e-mail (zoals uitnodigingen, wachtwoordmails en rapporten) vanuit de regio Frankfurt (eu-central-1). Verwerkt: e-mailadressen, namen en de inhoud van de e-mail.
Google Ireland Limited (Firebase Cloud Messaging): het bezorgen van pushmeldingen op de telefoons van medewerkers die de app gebruiken. Verwerkt: het pushtoken van het apparaat en de titel en korte tekst van de melding.
Mollie B.V.: SEPA-incasso voor betaalde pakketten. Verwerkt: de naam van de rekeninghouder, het IBAN en de Incassomachtiging van de Klant. Dit betreft gegevens van de Klant zelf, niet van haar medewerkers.
Cloudflare, Inc.: beveiliging en bezorging van het verkeer naar de website en het platform van Chefstr en de botcontrole (Turnstile) bij het aanmaken van een Account. Verwerkt: IP-adressen en technische kenmerken van de browser.

Wil Chefstr een subverwerker toevoegen of vervangen, dan kondigt Chefstr dat ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail aan bij de Beheerders, met een nieuwe versie van deze pagina. De Klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. Vinden partijen dan geen oplossing, dan kan de Klant de overeenkomst beëindigen voordat de wijziging ingaat.

Artikel 8. Doorgifte buiten de EER

Chefstr slaat de persoonsgegevens op binnen de Europese Unie. Voor zover een subverwerker uit artikel 7 gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt (dat kan het geval zijn bij het bezorgen van pushmeldingen en bij het verkeer via Cloudflare), gebeurt dat alleen met een passende waarborg uit hoofdstuk V van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen.

Artikel 9. Rechten van betrokkenen

Verzoeken van medewerkers om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid handelt de Klant af; de Klant kan de meeste verzoeken zelf uitvoeren in Chefstr. Ontvangt Chefstr zo'n verzoek rechtstreeks, dan verwijst Chefstr de betrokkene naar de Klant en informeert de Klant. Waar de Klant het niet zelf kan, helpt Chefstr binnen 10 werkdagen na het verzoek van de Klant, bijvoorbeeld met een export.

Artikel 10. Datalekken

Ontdekt Chefstr een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van de Klant raakt, dan informeert Chefstr de Beheerders zonder onredelijke vertraging na de ontdekking per e-mail. De melding beschrijft, voor zover dan bekend, de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die Chefstr heeft genomen of voorstelt. Chefstr vult de melding aan zodra meer bekend is. Of de inbreuk bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de betrokkenen gemeld moet worden, beslist de Klant; Chefstr helpt daarbij.

Artikel 11. Controle

De Klant mag eens per jaar controleren of Chefstr deze overeenkomst naleeft. Eerst door schriftelijke vragen, die Chefstr binnen 30 dagen beantwoordt. Geeft dat de Klant onvoldoende zekerheid, dan kan een audit volgen door een onafhankelijke deskundige, aangekondigd met een termijn van 30 dagen, tijdens kantooruren en zonder de dienstverlening aan andere klanten te verstoren. De kosten zijn voor de Klant, tenzij de audit ernstige tekortkomingen aantoont. De deskundige is tot geheimhouding verplicht.

Artikel 12. Einde van de verwerking en verwijdering

De Klant kan haar gegevens op elk moment zelf exporteren via de rapporten in Chefstr. Eindigt het Account, dan verwijdert Chefstr alle persoonsgegevens van de Werkruimte binnen 30 dagen na de beëindiging, tenzij de Klant voor die tijd om een export heeft gevraagd; dan verwijdert Chefstr de gegevens nadat de export is geleverd. Uiterlijk 14 dagen daarna zijn de gegevens ook uit de back-ups verdwenen.

Chefstr is geen archief. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de gegevens die de wet van haar als werkgever vraagt, zoals de urenregistratie en de loonadministratie, ook nadat Chefstr de Werkruimte heeft verwijderd. De gegevens van de Klant zelf (de registratie, de factuurgegevens en de Incassomachtiging) vallen niet onder deze overeenkomst; hoe lang Chefstr die bewaart, staat in het privacybeleid.

Een Account op het gratis pakket dat een jaar lang door niemand is gebruikt, verwijdert Chefstr volgens artikel 10 van de algemene voorwaarden: na een aankondiging per e-mail, een herinnering 7 dagen voor de verwijdering en 30 dagen na de aankondiging, tenzij iemand in die periode inlogt. Een Account dat zes maanden geblokkeerd is, verwijdert Chefstr op dezelfde manier, tenzij de blokkering in die periode wordt opgeheven; de Werkruimte gaat dan weg, ook als het Account factuurgegevens heeft. Een Account met factuurgegevens wordt niet wegens inactiviteit verwijderd.

Gegevens die Chefstr wettelijk moet bewaren (zoals facturen, gedurende de fiscale bewaartermijn van 7 jaar) bewaart Chefstr zolang die termijn loopt, afgeschermd van gewoon gebruik.

Artikel 13. Aansprakelijkheid

Voor aansprakelijkheid onder deze overeenkomst geldt artikel 11 van de algemene voorwaarden. Elke partij is tegenover betrokkenen en toezichthouders aansprakelijk voor de schade die door haar eigen tekortkoming onder de AVG ontstaat, zoals artikel 82 AVG bepaalt. Boetes die een toezichthouder aan een partij oplegt voor een overtreding die aan die partij is toe te rekenen, blijven voor rekening van die partij.

Artikel 14. Bewijs van acceptatie en wijzigingen

De Klant accepteert deze overeenkomst bij de registratie door het vakje daarvoor aan te vinken. Chefstr legt daarbij vast welke versie van deze tekst werd geaccepteerd, het tijdstip, het IP-adres en de browser van degene die het Account aanmaakte. Dat bewijs bewaart Chefstr bij het Account. Na het einde verwijdert Chefstr het samen met de Werkruimte, of bewaart het samen met de facturen zolang de wettelijke bewaartermijn loopt, zoals artikel 12 van de algemene voorwaarden beschrijft.

Chefstr mag deze overeenkomst wijzigen als de wet, een toezichthouder of de Dienst daarom vraagt. Een wijziging kondigt Chefstr ten minste 30 dagen van tevoren aan per e-mail aan de Beheerders. Elke versie draagt bovenaan haar datum. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Vragen over deze overeenkomst of over persoonsgegevens:

Bedrijf: ASD Solutions, handelend onder de naam Chefstr
Adres: Wilhelminastraat 32, 1054 WJ Amsterdam
KvK: 82907730
E-mail: privacy@chefstr.com